Fatturazione
Nota di credito elettronica: come funziona e quando serve
Il TD04 spiegato bene: quando emetterlo, come scegliere tra storno totale e parziale, e perché la fattura scartata dallo SdI non si corregge con una nota di credito.
Cos’è la nota di credito elettronica (TD04)
Hai inviato una fattura allo SdI, il cliente l’ha ricevuta e solo dopo ti accorgi che qualcosa non torna: un importo sbagliato, un reso, uno sconto concordato a posteriori. È qui che entra in gioco la nota di credito elettronica: come funziona è presto detto. È un documento con tipo documento TD04 che rettifica in diminuzione, in tutto o in parte, una fattura già emessa e consegnata dal Sistema di Interscambio. Tecnicamente è la «nota di variazione» prevista dall’art. 26 del DPR 633/72 e viaggia sullo stesso binario della fattura: file XML, invio allo SdI, recapito al cliente.
Il punto fermo da ricordare è che la nota di credito non cancella la fattura originaria. La fattura resta agli atti, perché è stata emessa e ha piena rilevanza fiscale; la nota di credito la rettifica, riducendo imponibile e IVA. Per questo deve sempre riportare il riferimento alla fattura che va a stornare, con numero e data.
I quattro casi più comuni in cui serve:
- Errore nell’importo: hai fatturato più del dovuto e devi stornare la differenza.
- Reso merce: il cliente ha restituito i prodotti, in tutto o in parte.
- Sconto o abbuono concordato dopo l’emissione: per esempio uno sconto quantità riconosciuto a fine periodo.
- Annullamento dell’operazione: la vendita o la prestazione è venuta meno, per risoluzione del contratto o annullamento dell’ordine.
Se invece la fattura non è mai arrivata a destinazione perché lo SdI l’ha scartata, la nota di credito non c’entra nulla: lo vediamo tra poco, perché è l’errore più frequente in assoluto.
Storno totale o parziale: qual è la differenza
La prima scelta da fare quando emetti una nota di credito è quanto stornare. Lo storno totale azzera l’intera fattura originaria: stessi importi, stessa IVA, segno opposto. Lo storno parziale rettifica solo una parte del documento: una riga, una quantità, una differenza di prezzo.
| Tipo di storno | Quando si usa | Esempio |
|---|---|---|
| Totale | L’operazione è venuta meno per intero | Ordine annullato dopo la fatturazione: nota di credito per l’intero importo |
| Parziale | Va rettificata solo una parte | Reso di 2 pezzi su 10: nota di credito per il valore dei 2 pezzi resi |
In entrambi i casi la nota di credito deve essere coerente con la fattura originaria: sulle righe che storni usa la stessa aliquota IVA, o la stessa natura se l’operazione era senza IVA. Se la fattura aveva più aliquote, lo storno parziale deve ridurre gli importi con l’aliquota giusta, altrimenti i registri IVA non tornano.
Da sapere: la nota di credito deve sempre citare la fattura originaria con numero e data; nel tracciato FatturaPA il riferimento va nel blocco dei dati delle fatture collegate. Verso la Pubblica Amministrazione valgono regole aggiuntive, come CIG e CUP quando previsti dal contratto: trovi tutto nella guida alle fatture elettroniche verso la PA.
Nota di credito o fattura scartata? Non confonderle
C’è una situazione che genera più confusione di tutte: la fattura scartata dallo SdI. La regola è netta: una fattura scartata non è mai stata emessa dal punto di vista fiscale. Lo SdI l’ha respinta prima di recapitarla, quindi non esiste alcun documento da stornare.
Cosa fare, quindi? Si corregge e si reinvia:
- leggi il motivo dello scarto nella ricevuta dello SdI;
- correggi l’errore nel documento;
- reinvia la fattura con lo stesso numero e la stessa data;
- fallo entro 5 giorni dalla notifica di scarto.
Niente nota di credito: emetterne una per una fattura scartata sarebbe un errore, perché andresti a stornare un documento che fiscalmente non esiste.
| Situazione | La fattura è emessa? | Cosa fare |
|---|---|---|
| Scartata dallo SdI | No | Correggi e reinvia con lo stesso numero entro 5 giorni |
| Consegnata (o messa a disposizione) ma con errori sostanziali | Sì | Nota di credito TD04, totale o parziale |
Con TurboFattura gli esiti dello SdI arrivano in tempo reale, con una notifica e il motivo dello scarto in chiaro, così sai subito se serve un reinvio o una nota di credito. E prima dell’invio la checklist automatica blocca gli errori che porterebbero a uno scarto: gli avvisi si possono superare, gli errori no.
Come si emette in pratica, partendo dalla fattura originaria
Il modo più rapido e più sicuro di emettere una nota di credito è partire dalla fattura che vuoi stornare: numero e data del documento collegato, dati del cliente e righe vengono ripresi senza ricopiare nulla a mano. Su TurboFattura funziona così:
- 1Apri la fattura originaria
Dall’elenco fatture apri il documento consegnato che devi rettificare.
- 2Crea la nota di credito
Clicca Crea nota di credito: il documento nasce come TD04 con i dati del cliente e il riferimento alla fattura già compilati.
- 3Scegli cosa stornare
Lascia tutte le righe per uno storno totale, oppure elimina o riduci le righe per uno storno parziale.
- 4Controlla e invia
La checklist pre-invio segnala gli errori bloccanti; quando è tutto verde, premi Invia al SDI.
- 5Segui l’esito
Ricevuta di consegna o eventuale scarto arrivano in tempo reale, esattamente come per le fatture.
La numerazione progressiva è assegnata in automatico dal software, in un campo non modificabile: niente buchi né doppioni nel registro. Se è la prima volta che lavori con XML e SdI, parti dalla guida alla prima fattura elettronica: il flusso della nota di credito è identico.
Dopo la consegna, la nota di credito resta archiviata nel cloud per 10 anni insieme alle fatture (la conservazione a norma è in arrivo; oggi l’obbligo dell’art. 39 del DPR 633/72 si assolve per esempio con il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate). Ne parliamo nella guida alla conservazione delle fatture elettroniche.
Entro quando puoi emetterla: i limiti dell’art. 26
La nota di credito è la nota di variazione in diminuzione dell’art. 26 del DPR 633/72, e la norma mette dei paletti temporali che conviene conoscere prima di emetterla.
- Entro un anno dall’operazione: quando la variazione dipende da un sopravvenuto accordo tra le parti, per esempio uno sconto concordato dopo l’emissione, oppure serve a correggere inesattezze della fatturazione.
- Oltre l’anno: solo nei casi espressamente ammessi dalla norma, come nullità, annullamento, revoca, risoluzione o rescissione del contratto, oppure mancato pagamento a seguito di procedure concorsuali o esecutive rimaste infruttuose.
Il confine tra le due ipotesi non è sempre netto. Se la tua situazione non rientra con chiarezza nei casi elencati, o se è passato più di un anno, confrontati con il commercialista prima di emettere il documento: una variazione fuori termine può costarti il recupero dell’IVA.
Da sapere: questi limiti riguardano la variazione ai fini IVA. Un errore puramente formale che non tocca imponibile e imposta, come un refuso in un dato anagrafico, non richiede una nota di variazione.
E se devi aumentare l’importo? La nota di debito (TD05)
Il TD04 copre le variazioni in diminuzione. Quando invece devi aumentare quanto fatturato, perché hai fatturato meno del dovuto o hai dimenticato una voce, lo strumento è la nota di debito, tipo documento TD05. In breve:
- aumenta imponibile e IVA rispetto alla fattura originaria;
- a differenza della variazione in diminuzione, che è una facoltà, quella in aumento è un obbligo: l’IVA in più va versata;
- segue lo stesso flusso della fattura: XML, invio allo SdI, esiti;
- anche qui conviene indicare il riferimento alla fattura che va a integrare.
Nel tracciato esistono anche le versioni semplificate, TD08 per la nota di credito e TD09 per la nota di debito, riservate alla rettifica delle fatture semplificate.
In sintesi: fattura scartata, si corregge e si reinvia con lo stesso numero; fattura consegnata con importi da ridurre, nota di credito TD04; importi da aumentare, nota di debito TD05. Con questi tre riflessi copri praticamente tutti i casi di correzione che incontrerai.
Domande frequenti
La nota di credito elettronica passa dallo SdI come una fattura?
Sì. È un file XML con tipo documento TD04 che si invia al Sistema di Interscambio come qualsiasi fattura elettronica, con le stesse ricevute di consegna o di scarto.
Posso emettere una nota di credito per una fattura scartata dallo SdI?
No. La fattura scartata non è mai stata emessa fiscalmente, quindi non c’è nulla da stornare: si corregge l’errore e si reinvia il file con lo stesso numero e la stessa data entro 5 giorni dalla notifica di scarto.
Chi è in regime forfettario emette note di credito elettroniche?
Sì. L’obbligo di fatturazione elettronica è generalizzato dal 1° gennaio 2024, forfettari inclusi: la nota di credito è un TD04 con natura N2.2 e la dicitura della L. 190/2014, come le fatture da cui deriva.
Entro quando va emessa la nota di credito?
Entro un anno dall’operazione se la variazione dipende da un accordo sopravvenuto tra le parti o corregge inesattezze della fatturazione; oltre l’anno solo nei casi ammessi dall’art. 26 del DPR 633/72, come nullità o risoluzione del contratto e procedure concorsuali rimaste infruttuose. Nel dubbio, senti il commercialista.
Che differenza c’è tra nota di credito e nota di debito?
La nota di credito (TD04) riduce imponibile e IVA di una fattura già emessa; la nota di debito (TD05) li aumenta, per esempio quando hai fatturato meno del dovuto. La variazione in aumento è obbligatoria, quella in diminuzione è una facoltà.
Il cliente deve accettare la nota di credito?
Nei rapporti tra privati non è prevista un’accettazione formale: conta la consegna tramite SdI. Verso la Pubblica Amministrazione esistono invece esiti specifici, con possibilità di rifiuto entro 15 giorni o decorrenza dei termini: i dettagli sono nella guida alle fatture PA.
